Eine beliebte Möglichkeit, um rechtssichere digitale Signaturen zu verwenden, ist mithilfe von Webdiensten. Man spricht in einem solchen Fall von einer Fernsignatur. Die von Webdiensten bereitgestellten Signaturen können absolute Rechtswirksamkeit vor Gericht garantieren. Dies macht die Fernsignatur gleichwertig mit klassischen Unterschriften auf Papier.
In diesem Beitrag stelle ich Ihnen die Vorteile solcher Services vor. Und wir werfen einen Blick auf unterschiedliche Anbieter, und erörtern, welche Services für unterschiedliche Anforderungen jeweils am besten geeignet sind.
Die Nutzung von Fernsignaturen ist insbesondere in solchen Unternehmen, bei welchen häufige Vertragsabschlüsse vorkommen, nicht selten eine hilfreiche Option. Vor allem drei Gründe sprechen für den Einsatz von Fernsignaturen:
Fernsignaturen können auf vielerlei Arten in ein Unternehmen integriert werden. Als jene Variante, die auf rechtlich sichersten Beinen steht, wird allgemein die Fernsignatur anerkannt, welche einen Webservice miteinbezieht, der die eigentliche Signatur “verifiziert” – ähnlich wie dies etwa bei einem Notar mit Unterschriften auf Papier geschieht. Grundlage für das Wirken dieser Webservices ist die eIDAS Verordnung der Europäischen Union.
Im Jahr 2014 wurde die eIDAS Verordnung der Europäischen Union abgesegnet. Diese sorgte dafür, dass digitale Signaturen oder Fernsignaturen Unterzeichnungen eben dann auf Papier formal gleichgestellt sind, wenn diese mithilfe eines entsprechend verifizierten Webservices durchgeführt wurden. Beispiele für solche Webservices sind:
Ich habe mir diese vier Anbieter genauer angesehen, und die wichtigsten Aspekte weiter unten für Sie zusammengefasst.
Fernsignaturen sind ein in vielerlei Hinsicht praktisches Tool, um Dokumente rechtswirksam zu unterzeichnen, ohne dass man sich etwa am selben Ort befinden muss wie der Vertragspartner. Die Anwendungsbereiche sind vielfältig. Und nicht für jedes Unternehmen ist jede Lösung sinnvoll. Es gibt hierbei nicht nur Unterschiede von der preislichen Gestaltung her. Auch in ihrer Funktionalität unterscheiden sich die Angebot mitunter beträchtlich voneinander.
Berücksichtigen muss man insbesondere folgende Aspekte:
Diese und weiter Aspekte müssen miteinbezogen werden, will man den optimalen Anbieter für die Fernsignatur finden. Im folgenden Abschnitt stelle ich Ihnen die vier bereits genannten Anbieter vor, und beleuchte deren unterschiedliche Funktionsweisen und Leistungen.
Sign-me ist ein Service der D-Trust Gmbh, einem Tochterunternehmen der deutschen Bundesdruckerei. Mit diesem Angebot können sowohl Privatpersonen, als auch Unternehmen und Behörden Fernsignaturen durchführen.
Der Service von Sign-me ermöglicht die Fernsignatur ohne Signaturkarten oder Kartenlesegeräte.
Für die Nutzung dieses Service zur Fernsignatur müssen Sie sich lediglich registrieren. Nach einer Verifizierung Ihrer E-Mailadresse erhalten Sie Zugriff auf die Funktionen von Sign-me.Im Anschluss müssen sie sich noch eindeutig Identifizieren, das geht am leichtesten mit dem elektronischen Personalausweis. Bedenken Sie dabei aber, das Sie sich als natürlich Person identifizieren und nicht als juristische Person. Ebenfalls erhalten Sie bei diesem Service als privater Nutzer eine Gutschrift von 10 Fernsignaturen.
Die einfachste Möglichkeit, bei Sign-me eine Fernsignatur durchzuführen, ist durch das Hochladen des entsprechenden Dokuments. Die somit bereits abgeschlossene Signatur wird mithilfe eines TAN-Codes abgesichert, die im System einzugeben ist. Das fernsignierte Dokument muss dann nur noch downgeloadet werden, und kann an die Vertragspartner übermittelt werden.
Auch mehrere Parteien können auf diesem Wege unterzeichnen. Weiters spannend ist die Möglichkeit, Sign-me in bestehende Workflows und Infrastrukturen zu integrieren. Das macht Sign-me insbesondere für Unternehmen zu einer spannenden Lösung.
Wenn Sie sich für eine solche Integration interessieren, kontaktieren Sie mich gerne.
Zudem ist der Service wie jene aller anderer hier aufgelisteten Anbieter rund um die Uhr nutzbar. Das erleichtert den Workflow vor allem für international tätige Unternehmen.
Das Angebot von Signotec bietet ebenfalls Fernsignaturen nach der eIDAS Verordnung. Im Vergleich zu Sign-me bietet dieses Unternehmen jedoch nicht nur eine rein elektronische Signatur – denn bei diesem Service kann man Mittels Signo-Pad tatsächlich auch per Hand unterzeichnen, sofern man ein entsprechendes Gerät verwendet. Die Unterschrift wird damit digitalisiert und auf dem gewünschten PDF angebracht. Dabei können entweder eigens hergestellte Unterschriften-Pads verwendet werden, oder aber auch andere Mobilgeräte wie Smartphones oder Tablets. Hierfür wird eine eigene Webapp, aber auch eine Android-App angeboten.
Das Angebot von Signotec richtet sich vor allem an Unternehmen, welche etwa Lösungen suchen, welche den Kunden und Vertragspartner eine Fernsignatur ermöglichen sollen. Beispiele für Branchen, in welchem solche Systeme zum Einsatz kommen können, sind etwa der Handel, Behörden, Versicherungen, Banken oder im Gesundheitswesen. Ähnlich wie auch bei Sign-me, können auch die Fernsignaturen von Signotec in bestehende Prozesse integriert werden.
Zu Beginn möchte ich anmerken, dass ich in dieser Kurzbeschreibung ausschließlich die Fernsignatur per Software behandle. Signaturen per Unterschriften-Pads oder Mobilgeräte werden nicht bei jedem Anbieter angeboten, und können somit nicht untereinander verglichen werden.
Signotec erlaubt eine besonders einfache Integration der Funktion von Fernsignaturen in Arbeitsprozesse. So besteht etwa ein Add-in, also eine Erweiterung, für Microsoft Word, welches erlaubt, dass die Signatur direkt nach der Bearbeitung oder Erstellung eines Word-Dokuments durchgeführt werden kann. Auch über die “Drucken”-Funktion kann eine Fernsignatur mittels PDF-Creator durchgeführt werden. Hierbei wird jedes Dokument in ein PDF umgewandelt, und dann mit der Signotec 2 – Software geöffnet, wo die Signatur stattfindet. Aber auch per Drag-and-Drop ist die Signatur auf digitalem Wege möglich.
Eine genau Anleitung finden Sie in diesem Video:
Als Agreement-Cloud bezeichnet DocuSign seine Services. In der Cloud können ganze Verträge und Vereinbarungen erstellt und bearbeitet werden. Deren Unterzeichnung ist dann für alle Parteien einfach und ortsunabhängig via App möglich. Weniger Risiken und geringere Kosten soll dieses System für den Kunden bringen. Und tatsächlich nutzt dieses Unternehmen gekonnt die Möglichkeiten der Cloud, um Fernsignaturen ebenso wie das gesamte Vertragsmanagement durchzuführen.
Um ein Dokument per Fernsignatur zu unterzeichnen, muss zunächst die Software DocuSign Agreement Cloud installiert werden, oder per Browser angewählt werden. Im nächsten Schritt wird das Dokument, welches signiert werden soll ausgewählt, oder hochgeladen. Nachdem man alle Personen, die unterzeichnen müssen, definiert hat, kann die Signatur stattfinden. Diese Anfrage zur Signatur wird an alle Teilnehmer per Email versendet. Die Teilnehmer können dann mittels vorweg hochgeladener Signatur, oder per Touchscreen eine Signatur vornehmen, und diese in der Cloud absenden. Sobald alle Partner signiert haben, werden alle Teilnehmer benachrichtigt.
Auch dieser Anbieter von Fernsignaturen hat sich im Praxistest als durchaus praktikabel erwiesen – vor allem wenn es darum geht, mehreren Vertragspartnern effizient und rasch das signieren zu ermöglichen, auch wenn diese sich an völlig unterschiedlichen Orten befinden.
Mit der Möglichkeit, jederzeit und ortsunabhängig online zu unterschreiben wirbt auch Websignature Office des Anbieters StepOver. Bei diesem Angebot handelt es sich um einen ähnlichen Service, wie er auch bei DocuSign geboten wird. Ein beliebiges Dokument kann auch bei Websignature Office in die Cloud hochgeladen werden. An beliebiger Stelle wird dann ein Signaturfeld eingesetzt. Das fertige Dokument wird schließlich per Mail an alle Unterzeichner versendet, welche ihre Fernsignatur nun setzen können. Das fertig unterzeichnete Dokument wird schließlich entweder per Weblink oder mithilfe einer eigenen App für alle Beteiligten zugänglich gemacht.
Alle aufgelisteten Webdienste für die Fernsignatur erfordern zunächst einmal eine Registrierung. Nur dann kann sichergestellt werden, dass man tatsächlich als Unterzeichner der Signatur gelten kann. Mit einem entsprechenden Nutzeraccount können dann Guthaben erworben werden, welche Fernsignaturen zu einer bestimmten Anzahl ermöglichen.
Die Pakete sind hierbei preislich recht ähnlich gestaltet. Dabei kommt es insbesondere darauf an, wie viele Signaturen man im Paket erwirbt. Die kleinsten Pakete umfassen zumeist 20 Signaturen, wobei ungefähr ein Preis von einem Euro pro Fernsignatur zu entrichten ist. Dieser Preis verringert sich deutlich, wenn man bereit ist größere Mengen an Signaturen zu erwerben. Bei Websignature Office sind etwa 5000 Signaturen für 1250,- Euro erhältlich.
Bei Docusign hingegen ist die Preisgestaltung etwas anders gehalten. Hierbei wird eine monatliche Mitgliedschaft erworben, die zum Versenden und Signieren von Dokumenten in der Cloud berechtigt. Ein Starterpaket mit Lizenz für einen Nutzer ist bereits ab 9,- Euro pro Monat erhältlich. Für Unternehmen bieten sich Preise an, wie etwa das Standard Paket für bis zu 5 Benutzer zu 23,- Euro Pro Monat. Die Anzahl an zu signierenden Dokumenten ist hierbei unbegrenzt.
Es zeigt sich am großen Zulauf zu den hier aufgezählten Diensten, dass Fernsignaturen längst eine durchaus weit verbreitete Methode zum Signieren von Dokumenten auch unter deutschen Unternehmen ist. Welcher Anbieter für Sie am besten geeignet ist, hängt stark davon ab, wie genau Sie die Fernsignaturen einsetzen möchten, und wie häufig diese zum Einsatz kommen.
Ich stehe Ihnen als IT-Experte gerne beratend zur Seite, wenn Sie sich dafür interessieren, Fernsignaturen in Ihre Unternehmensprozesse zu integrieren. Kontaktieren Sie mich gerne mit Ihrer Anfrage.
