Viele Unternehmen beschäftigen sich mit der Digitalisierung. Dabei fällt auf, dass ein Prozess meist manuell bleibt: Das händische Unterschreiben von Dokumenten. Aber warum ist das so, wo es doch auch die technischen Möglichkeiten der digitalen Unterschrift, oder auch digitalen Signatur, schon seit Jahren gibt?

In diesem Blogbeitrag, der Teil einer kleinen Serie zur digitalen Unterschrift ist, möchte ich Ihnen erklären, warum das heute noch so ist. Und weshalb man dennoch auf diese elektronische Unterschrift setzen sollte.

So umständlich ist die händische Signatur

Wie läuft der Prozess einer Unterschrift in einem digitalisierten Büro heute ab?
Nehmen wir mal an, Ihnen liegt ein Vertrag vor, der von Ihnen und einem Vertragspartner unterzeichnet werden muss.

Falls Sie diesen Vertrag erstellt haben, versehen Sie Ihn in Ihrer Textverarbeitung mit zwei Unterschriftfeldern – ganz klassisch mit einer durchgezogenen Linie und dem Wort Unterschrift darunter. Danach wird der Vertrag zweifach ausgedruckt und von Ihnen handschriftlich unterschrieben. Entweder stecken Sie den Vertrag jetzt in einen Briefumschlag und senden Ihn zum Empfänger, oder Sie scannen den Vertrag ein und schicken diesem dem Vertragspartner per Mail.

Der Vertragspartner unterschreibt das Dokument nun seinerseits händisch. Falls er es per E-Mail erhalten hat, druckt er es zuvor noch aus. Dann wird das Dokument vielleicht nochmals eingescannt und Ihnen per Mail wieder retour gesendet. Vielleicht bekommen Sie auch Ihr gedrucktes Vertragsdoppel wieder zurück und Sie scannen es ein, um es in ihrem digitalen Archiv abzulegen. Dass die Ressourcenverschwendung all dieser Vorgänge unnötiger Weise enorm ist, kann jeder gut erkennen.

Die gescannte händische Unterschrift ist nicht rechtssicher

Vielerorts wird versucht, diesen Vorgang zu umgehen, indem zuvor eine Unterschrift eingescannt wird, und diese dann als Bild an der Stelle einfügt wird, wo die Unterschrift erfolgen soll. Das Problem an dieser Methode ist, dass sie je nach Dokument vor Gericht keinen Wert hat. Es ist im Grunde so, als hätte man das Dokument gar nicht unterschrieben.

Diesen Prozess kann man aber dennoch entscheidend verbessern – eben mit der digitalen Signatur. Doch bevor ich Ihnen mitteile, wie genau das funktioniert, lassen Sie mich erklären, warum wir überhaupt Dokumente unterschreiben.

Deshalb unterschreiben wir Dokumente

Wenn wir ein Dokument unterzeichnen, so geht es um zwei zentrale Aspekte:

1. der Unterzeichner erklärt, dass das zuvor geschriebene oder Vereinbarte in seinem Sinne ist
2. soll sichergestellt sein, das die Person dessen Unterschrift auf dem Dokument ist, auch tatsächlich eigenhändig unterschrieben hat.

Vor Gericht werden genau diese zwei Punkte geprüft. Diese beiden Aspekte bei einer eingescannten Unterschrift zu beweisen, ist eigentlich unmöglich.

Ein zusätzlicher Aspekt sollt ebenfalls berücksichtigt werden: Benötigt ein Dokument tatsächlich eine Unterschrift?

Denn ob ein Dokument eine Unterschrift benötigt oder nicht, das ist für den Nicht-Juristen eine schwierig zu beantwortende Frage. In der Praxis tragen vermutlich mehr Dokumente eine Unterschrift als dies überhaupt sein müsste.

Eine Unterschrift ist letztlich auch ein Marketinginstrument, welches Vertrauen schaffen soll. Ein Beispiel hierfür ist etwa ein Weihnachtsgruß an die Kunden, oder eine Kundeninformation zu neuen Produkten. Für diese Fälle ist auch weiterhin die eingescannte Unterschrift in der digitalen Welt völlig ausreichend, und das richtige Mittel Ihrer Wahl.

Was ist nun die digitale Variante zur händischen Unterschrift, welche auch tatsächlich eine rechtliche Gültigkeit hat?

Die rechtssichere digitale Unterschrift

In der digitalen Welt spricht man grundsätzlich nicht mehr von einer Unterschrift, sondern von einer digitalen Signatur. Beim Signieren erhält das Dokument im Anhang ein Zertifikat. Dieses kann man sich wie eine Urkunde vorstellen, die bestätigt, das der Unterzeichner auch der ist, für den er sich ausgegeben hat.

Für jeden Unterzeichner wird dem Dokument ein solches Zertifikat angehängt. Da es in der digitalen Welt einfach ist, Daten zu erfassen, werden mit diesem Zertifikat zusätzliche Merkmale erfasst. So kann zum Beispiel eindeutig festgestellt werden, ob das Dokument nach dem Signieren manipuliert wurde. Auch das Datum der elektronischen Signatur wird fälschungssicher erfasst. Ein Vor- oder Rückdatieren ist dabei nicht mehr möglich.

Warum macht die gezeichnete Unterschrift unter dem Dokument immer noch Sinn?

Streng genommen wäre eine Unterschrift, wie wir sie bei händischen Signaturen kennen, nicht mehr notwendig. Da wir es jedoch schon seit Jahrhunderten gewohnt sind, Unterschriften am Ende eines Dokuments vorzufinden, ermöglichen entsprechende Programme solche Handunterschriften zum digitalen Unterschreiben noch und werden zumeist als weiteres Sicherheitsmerkmal hinzugefügt. Sollte das Dokument dann doch mal ausgedruckt werden, ist hier auch noch eine Unterschrift zu erkennen.

Ihr Zertifikat für die digitale Signatur

Woher kommt jetzt dieses Zertifikat, diese Urkunde, die bezeugt, das ich ein Dokument unterschrieben habe? In der einfachsten Variante kommt dieses Zertifikat von Ihnen selbst, als hätten Sie sich diese Urkunde selbst ausgestellt. Und solange Ihnen das Ihr Gegenüber glaubt, fahren Sie damit auch ganz gut. Programme wie beispielsweise Adobe Reader werden Ihnen diese Signatur aber erst einmal als nicht sicher anzeigen. Bis zu diesem Punkt spricht man auch von der „erweiterten elektronischen Signatur“. Nochmals glaubwürdiger ist allerdings ein Vorgehen mittels „Trustcenter“: die „qualifizierte elektronische Signatur“.

Qualifizierte elektronische Signatur mit Zerfifikaten von Trustcentern

Wenn man in der analogen Welt etwas beglaubigen will, lässt man sich dies durch einen anerkannten vertrauenswürdigen Dritten, wie vielleicht der Gemeindeverwaltung, einem Pfarrer oder auch, in der Wirtschaft wohl eher üblich, durch einen Notar beglaubigen.

Zum Glück haben Notare diesen Service jedoch für sich noch nicht für die digitale Welt beansprucht. Denn ansonsten könnte man diesen Service, der heute zwar auch etwas Geld kostet, wohl gar nicht mehr bezahlen. In der digitalen Welt spricht man hierbei von Trustcentern.

Solche Trustcenter vergeben Zertifikate für Signaturen, die zweifelsfrei versichern, das Sie auch tatsächlich derjenige sind, für den Sie sich ausgeben. Anerkannte Trustcenter in Deutschland sind beispielsweise die Deutsche Telekom, oder die D-Trust GmbH, welche eine Gesellschaft der Bundesdruckerei ist. Wenn Sie zur Signatur deren Zertifikate verwenden, dann wird jedes Programm Ihnen diese Signatur als gültig anzeigen. Denn jeder Rechner erkennt solche Zertifikate, die von diesen Zertifizierungsstellen ausgezeichnet sind, als vertrauenswürdig an. Auch vor Gericht werden diese Zertifikate bei Prüfungen grundsätzlich anerkannt.

Tipp:

Meine Empfehlung an Sie, wenn sie sich mit der elektronischen Signatur in ihrem Unternehmen beschäftigen:

• Setzen Sie besser ausschließlich auf die qualifizierte elektronische Signatur mit durch Trustcentern vergeben Zertifikaten.
• Definieren Sie eindeutig, wann in ihrem Unternehmen eine Signatur erforderlich ist.

So nehmen Sie Ihren Mitarbeitern den Entscheidungsdruck ab, wann genau welche Signatur gesetzt werden soll.

Digitale Signatur – nicht jedes Angebot macht Sinn

Das Ganze klingt so, als wäre es denkbar einfach, Dokumente zu signieren. Aber der Teufel steckt auch hier im Detail. Dies ist letztlich auch der Grund, weshalb elektronische Signaturen noch so wenig eingesetzt werden.
Wenn man versucht, sich diesem Thema über Internetrecherche zu nähern, so erhält man Vorschläge, diverse Programme für den PC und das Handy, oder von Webdiensten angezeigt. Letztere sollen die sogenannt Fernsignatur ermöglichen. Auch Hardware in Form von Signaturpads oder Kartenlesern sind zur digitalen Unterschrift verfügbar.

Was man hiervon tatsächlich eine sinnvolle Investition ist, und was nicht, ist für Laien kaum zu verstehen. Auf ersten Blick sehen solche Angebote nach hohen Kosten aus, und nach Methoden, die zudem kompliziert umzusetzen sind. Es ist nur verständlich, dass man dann doch erstmal vorzieht, bei der bewährten Methode zu bleiben.

Wenn man aber erstmal verstanden hat, wie die einzelnen Komponenten zusammenhängen, und was man wirklich davon benötigt, dann ist es gar nicht mehr so schwierig, digitale Signaturen sinnvoll einzusetzen.

Setzen Sie auf folgende Dokumententypen, um digitale Signaturen erstellen zu können

Aber selbst wenn Sie sich alles Nötige besorgt haben, werden Sie merken, dass es im Alltag hin und wieder zu Situationen kommt, in welchen Sie Dokumente nicht elektronisch signieren können. Der Grund dafür ist meist das fehlende Wissen, wie genau man Dokumente erstellt, die man elektronisch signieren kann. Es bedarf hierbei noch ein wenig Aufklärung hinsichtlich des Erstellens von Anträgen, Verträgen und Formularen. Ich möchte Ihnen hier einen ersten Einblick geben, worauf es dabei genau ankommt.

PDF als Standard-Format für digitale Unterschriften

Die Signatur von Dokumenten erfolgt eigentlich immer im PDF-Format. Das heißt, damit das Dokument signiert werden kann, muss es im PDF-Format vorliegen. Sämtliche auszufüllenden Felder sollten als aus füllbares Feld vorliegen. Wenn der Ursprung des Dokuments ein Word-Dokument ist, sollten Sie dafür ebenfalls Formularfelder verwenden. Damit haben sie bis hierhin schon mal ein Dokument das elektronisch ausfüllbar ist.

Für die Unterschriften müssen Sie allerdings spezielle Felder hinzufügen: sogenannte Signaturfelder. Diese sind nicht zu verwechseln mit Signaturfeldern in Word – bei diesen handelt es sich um ein anderes Format, als jenes, das bei PDF-Dokumenten verwendet wird. Warum Microsoft hier einen eigenen Weg geht, ist mir ein Rätsel. Wie auch immer – Sie müssen diese Signaturfelder mit einem PDF-Editor hinzufügen. Danach speichern Sie das zu unterzeichnende Dokument ab. Jetzt haben Sie ein Dokument, welches elektronisch ausfüllbar ist und auch elektronisch signiert werden kann.

Fremde Dokumente digital signieren

Was mache ich aber nun mit Dokumenten, die ich gar nicht selbst erstellt habe? Hier kann die Sache etwas komplizierter werden.

Gleich vorweg: Wenn Sie ein PDF-Dokument bekommen, das gegen sämtliche Bearbeitungsvorgänge geschützt ist, haben Sie keine Chance. Wenn das nicht der Fall ist, dann können Sie hingegen mit geeigneter Software selbst ein Signaturfeld hinzufügen, und das Dokument so digital signieren. Am Ende der Signatur wird eine Kopie des Dokuments mit Ihrer Signatur abgespeichert.

Prozessoptimierung und Kostenersparnis durch digitale Signaturen

Bei all den Hürden, die zu überwinden sind, ist meiner Meinung nach die Einführung der elektronischen Signatur ein wichtiger Schritt zur Prozessoptimierung und Kostenersparnis im Unternehmen.

In meinem nächsten Beitrag geht es um die elektronische Fernsignatur mit Webdiensten. Beispiele hierfür sind zum Beispiel Dokusign, WebsignaturOffice oder SignMe. Mithilfe dieser Webdienste können Sie die elektronische Signatur ohne weitere Anschaffungskosten nutzten.

In den weiteren Beiträgen werden Sie mehr erfahren über die Beschaffung der richtigen Zertifikate, über die Software die sie einsetzten sollten und wann welche Hardware, wie etwa Kartenlesegeräte und/oder Unterschriftenpads im Büro als Anschaffung Sinn machen.