Ein Mitarbeiter verliert täglich Zeit mit einem unübersichtlichen E-Mail-Postfach. Kundenanfragen, Bestellbestätigungen, Rechnungen und interne Nachrichten landen alle im selben Posteingang. Wichtige Nachrichten werden übersehen, andere mehrfach geöffnet und manche erst Tage später bearbeitet.
Das Systemhaus könnte dieses Problem technisch lösen. Es müsste davon allerdings erst einmal erfahren.
Systemhaus oder Digitalisierungsberater – wer ist für eine solche Verbesserung zuständig? Genau hier zeigt sich der Unterschied: Das Systemhaus bearbeitet in der Regel eine bekannte technische Anforderung. Ein Digitalisierungsberater untersucht zunächst die Arbeitsabläufe und findet heraus, wo überhaupt Verbesserungsbedarf besteht.
Beide Rollen sind wichtig. Sie beginnen ihre Arbeit nur an unterschiedlichen Stellen.
Ein gutes Systemhaus sorgt dafür, dass die IT im Unternehmen zuverlässig funktioniert. Es richtet Arbeitsplätze ein, betreut Server und Netzwerke, schützt Systeme, verwaltet Microsoft 365 und hilft bei technischen Störungen.
Typische Aufgaben eines Systemhauses sind beispielsweise:
Diese Leistungen sind für einen modernen Handwerksbetrieb unverzichtbar. Wenn ein Computer ausfällt, das WLAN nicht funktioniert oder ein neuer Mitarbeiter einen Arbeitsplatz benötigt, ist das Systemhaus der richtige Ansprechpartner.
Die Arbeit beginnt jedoch häufig mit einer konkreten Anfrage:
„Wir benötigen einen zusätzlichen Arbeitsplatz.“
„Unser WLAN reicht nicht bis in die Werkstatt.“
„Bitte richten Sie für den neuen Mitarbeiter ein Postfach ein.“
„Wir brauchen eine neue Software für die Zeiterfassung.“
Das Systemhaus reagiert auf einen Bedarf, den der Betrieb bereits erkannt und beschrieben hat. Es liefert die passende technische Lösung.
Die entscheidende Frage bleibt dabei häufig offen: Ist die angefragte Lösung tatsächlich die beste Antwort auf das betriebliche Problem?
Ein Digitalisierungsberater schaut sich zunächst an, wie im Unternehmen gearbeitet wird. Dazu gehören nicht nur Computer und Programme, sondern auch die Übergaben zwischen Mitarbeitern, Abteilungen und Arbeitsorten.
Er untersucht beispielsweise:
Erst danach wird über Technik gesprochen.
Manchmal führt die Analyse zu einem größeren Projekt, etwa einer digitalen Bauakte oder der Einführung einer neuen Branchensoftware. Häufig liegt die wirksamste Verbesserung jedoch in einer viel kleineren Maßnahme.
Digitalisierung muss nicht immer bedeuten, den gesamten Betrieb umzubauen. Gelegentlich ist sie erstaunlich unspektakulär – und gerade deshalb nützlich.
Nehmen wir einen Handwerksbetrieb, in dessen zentralem Postfach täglich zahlreiche Nachrichten eingehen:
Alle Nachrichten landen im Posteingang. Eine Büromitarbeiterin prüft jede E-Mail, sortiert sie manuell und versucht, den Überblick zu behalten. Das funktioniert meistens – kostet aber jeden Tag Zeit und Aufmerksamkeit.
Für das Systemhaus besteht zunächst kein technischer Fehler. Outlook funktioniert, das Postfach ist erreichbar und die E-Mails werden ordnungsgemäß zugestellt. Aus technischer Sicht ist alles in Ordnung.
Ein Digitalisierungsberater betrachtet dagegen den Arbeitsablauf und stellt andere Fragen:
Das Ergebnis muss keine neue Software sein. Möglicherweise genügen bereits einige sinnvoll aufgebaute Outlook-Regeln:
Das Postfach wird dadurch nicht spektakulärer. Es wird einfach übersichtlicher.
Die Büromitarbeiterin muss weniger Nachrichten von Hand sortieren, wichtige Anfragen sind schneller sichtbar und die Wahrscheinlichkeit sinkt, dass etwas übersehen wird. Eine kleine Konfiguration kann so jeden Arbeitstag erleichtern.
Wichtig ist allerdings: Die Regeln sollten zum tatsächlichen Arbeitsablauf passen. Zu viele automatisch verschobene Nachrichten können neue Unordnung schaffen. Deshalb kommt zuerst die Analyse und danach die technische Einrichtung.
Das Outlook-Beispiel zeigt, wie gut beide Rollen zusammenarbeiten können.
Der Digitalisierungsberater:
Das Systemhaus:
Der Berater ersetzt damit nicht das Systemhaus. Er sorgt vielmehr dafür, dass das Systemhaus einen klaren und sinnvoll begründeten Auftrag erhält.
Statt nur Technik zu bestellen, wird zuerst geklärt, welches betriebliche Problem gelöst werden soll.
In vielen Unternehmen wird Digitalisierung mit dem Kauf neuer Programme verwechselt. Ein Betrieb stellt fest, dass ein Ablauf nicht gut funktioniert, und sucht sofort nach einer Software.
Doch ein neues Programm kann einen schlechten Prozess auch einfach nur digital abbilden.
Wenn Mitarbeiter Informationen bisher an drei verschiedenen Stellen eintragen, ist es nicht automatisch hilfreich, dafür eine vierte Anwendung einzuführen. Wenn unklar ist, wer für eine Kundenanfrage verantwortlich ist, löst auch ein modernes Ticketsystem das organisatorische Problem nicht von allein.
Deshalb sollte vor jeder größeren Anschaffung geklärt werden:
Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, kann das Systemhaus eine technisch und wirtschaftlich passende Lösung umsetzen.
Nicht jeder Betrieb benötigt sofort ein umfangreiches Digitalisierungsprojekt. Gerade im Handwerk können kleine Maßnahmen schnell spürbare Entlastung bringen.
Dazu gehören beispielsweise:
Keine dieser Maßnahmen klingt nach einer technischen Revolution. Das muss sie auch nicht.
Wenn Mitarbeiter jeden Tag weniger suchen, sortieren oder nachfragen müssen, entsteht daraus ein dauerhafter Nutzen. Gleichzeitig lassen sich kleine Veränderungen leichter testen und bei Bedarf korrigieren.
Gute Digitalisierung beginnt nicht mit der größtmöglichen Lösung, sondern mit einer sinnvollen Verbesserung.
Diese Sorge ist verständlich. Gerade kleinere Handwerksbetriebe möchten kein umfangreiches Beratungsprojekt bezahlen, an dessen Ende eine lange Präsentation und eine noch längere Einkaufsliste stehen.
Gute Digitalisierungsberatung funktioniert anders.
Sie beginnt mit einem klar begrenzten Blick auf die bestehenden Abläufe: Wo verlieren Mitarbeiter regelmäßig Zeit? Welche Tätigkeiten wiederholen sich? Wo entstehen Fehler, Rückfragen oder unnötige Wartezeiten? Welche Funktionen der vorhandenen Programme werden bisher nicht genutzt?
Anschließend werden die möglichen Verbesserungen nach Aufwand und Nutzen bewertet. Nicht alles muss sofort umgesetzt werden. Häufig ist es sinnvoll, mit einer kleinen Maßnahme zu beginnen, ihre Wirkung im Alltag zu prüfen und erst danach den nächsten Schritt zu gehen.
Der Nutzen entsteht nicht nur einmal. Wenn eine Verbesserung jeden Arbeitstag Zeit spart, wirkt sie über Monate und Jahre. Mitarbeiter müssen weniger suchen, Informationen seltener doppelt erfassen und können Kundenanfragen schneller bearbeiten. Gleichzeitig sinkt die Gefahr, dass wichtige Vorgänge übersehen werden.
Auch das Outlook-Beispiel zeigt diesen Effekt: Das Einrichten einiger sinnvoller Regeln verursacht zunächst einen überschaubaren Aufwand. Die dadurch eingesparte Sortierarbeit wiederholt sich jedoch an jedem Arbeitstag.
Die Beratung ist damit keine zusätzliche Ausgabe ohne Gegenwert. Sie ist eine Investition in dauerhaft bessere Abläufe.
Ein guter Digitalisierungsberater sollte außerdem vor der Umsetzung beantworten können:
Wenn diese Fragen nicht beantwortet werden können, sollte auch keine größere Investition empfohlen werden.
Der wirtschaftliche Nutzen einer Digitalisierungsberatung besteht nicht nur in eingesparter Arbeitszeit. Mindestens ebenso wichtig ist die Vermeidung falscher Anschaffungen.
Eine neue Software kann durch Lizenzen, Einrichtung, Datenübernahme, Schulungen und laufenden Support erhebliche Folgekosten verursachen. Stellt sich später heraus, dass die Lösung nicht zu den Abläufen des Betriebs passt, ist nicht nur Geld verloren gegangen. Auch die Mitarbeiter haben Zeit investiert und möglicherweise das Vertrauen in weitere Digitalisierungsprojekte verloren.
Ein Digitalisierungsberater prüft deshalb zuerst, ob eine Neuanschaffung überhaupt notwendig ist. Vielleicht reicht eine bessere Konfiguration der vorhandenen Programme. Vielleicht muss zunächst ein interner Ablauf geklärt werden. Oder es wird tatsächlich eine neue Lösung benötigt – dann aber auf Grundlage klarer Anforderungen.
So kann eine vergleichsweise kleine Investition in Beratung eine deutlich größere Fehlinvestition verhindern.
Natürlich gibt es Systemhäuser, die ihre Kunden strategisch und proaktiv beraten. Manche analysieren Geschäftsprozesse, begleiten organisatorische Veränderungen und sprechen selbst Verbesserungsvorschläge aus.
In diesem Fall übernimmt das Systemhaus zusätzlich Aufgaben einer Digitalisierungsberatung.
Entscheidend ist daher nicht allein die Bezeichnung des Dienstleisters, sondern sein Auftrag und seine Arbeitsweise.
Fragen Sie sich:
Wenn die Beratung erst mit der Produktauswahl beginnt, fehlt möglicherweise der wichtigste Schritt.
Viele Systemhäuser arbeiten eng mit bestimmten Herstellern, Softwareanbietern oder Distributoren zusammen. Dafür gibt es gute Gründe: Partnerprogramme ermöglichen Schulungen, technischen Support, Zertifizierungen und teilweise bessere Einkaufskonditionen. Davon können auch die Kunden profitieren.
Gleichzeitig beeinflussen solche Partnerschaften naturgemäß, welche Produkte ein Systemhaus besonders gut kennt und bevorzugt anbietet. Wer beispielsweise auf bestimmte Cloud-, Sicherheits- oder Softwarelösungen spezialisiert ist, wird Anforderungen zunächst mit diesen Produkten zu lösen versuchen.
Das bedeutet nicht, dass die Empfehlung schlecht sein muss. Sie ist jedoch nicht vollständig unabhängig vom bestehenden Geschäftsmodell.
Ein unabhängiger Digitalisierungsberater betrachtet die Situation aus einer anderen Perspektive. Er verkauft nicht zuerst ein bestimmtes Produkt, sondern untersucht, welche Lösung zum Betrieb passt. Dabei kann das Ergebnis sein:
Gerade bei größeren Entscheidungen schafft diese Unabhängigkeit zusätzliche Sicherheit. Der Digitalisierungsberater kann Angebote, Lizenzmodelle und Lösungsvorschläge fachlich vergleichen, ohne selbst an einen bestimmten Hersteller gebunden zu sein.
Das bestehende Systemhaus bleibt dabei ein wichtiger Partner. Es kennt die technische Umgebung, betreut die Systeme und kann viele der empfohlenen Maßnahmen umsetzen. Der unabhängige Berater sorgt dafür, dass der Auftrag nicht von einem verfügbaren Produkt ausgeht, sondern vom tatsächlichen Bedarf des Betriebs.
Ein Systemhaus und ein Digitalisierungsberater verfolgen kein gegensätzliches Ziel. Im besten Fall ergänzen sie sich.
Das Systemhaus stellt eine zuverlässige und sichere IT bereit. Der Digitalisierungsberater untersucht, wo Technik, Organisation und Arbeitsabläufe besser zusammenspielen können.
Der Unterschied liegt vor allem im Ausgangspunkt:
Dabei muss Digitalisierung weder teuer noch groß sein. Eine gute Beratung beginnt nicht automatisch mit neuer Software oder einem umfangreichen Projekt. Sie sucht zuerst nach Maßnahmen, die mit überschaubarem Aufwand einen dauerhaften Nutzen schaffen.
Die Kosten einer Beratung entstehen für einen begrenzten Zeitraum. Die verbesserten Abläufe sparen dagegen an jedem Arbeitstag Zeit, reduzieren Fehler und vermeiden unnötige Anschaffungen.
Manchmal lautet die richtige Lösung deshalb: eine neue Branchensoftware.
Manchmal sind es lediglich drei gut überlegte Outlook-Regeln.
Und manchmal ist die wichtigste Erkenntnis, eine geplante Anschaffung nicht zu tätigen.
Gute Digitalisierungsberatung verkauft nicht möglichst viel Technik. Sie sorgt dafür, dass sich die richtige Technik langfristig für den Betrieb auszahlt.
Sie möchten herausfinden, an welchen Stellen Ihr Handwerksbetrieb unnötig Zeit verliert? Ich analysiere gemeinsam mit Ihnen die bestehenden Abläufe und entwickle konkrete Verbesserungen – unabhängig davon, ob dafür eine neue Lösung benötigt wird oder die vorhandene Technik bereits ausreicht.
Die technische Umsetzung kann anschließend gemeinsam mit Ihrem bestehenden Systemhaus erfolgen.
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Weitere Informationen finden Sie auf der Seite Prozessoptimierung für Handwerksbetriebe und im Beitrag Digitalisierung für Handwerksbetriebe.
