Die Corona-Pandemie zwingt viele Firmen dazu, über ihr Arbeitsplatzmodell nachzudenken. Denn oftmals ist die Arbeit von zu Hause aus die einzige Möglichkeit, den Betrieb am Laufen zu halten. Sei es aufgrund von Quarantäne-Maßnahmen, oder weil Mitarbeiter mit Kindern zu Hause bleiben müssen, um ihre Aufsichtspflicht wahrzunehmen.
Hier erfahren Sie, wie Sie und Ihre Angestellten die anfallende Arbeit auch abseits des Büros bestmöglich erledigen können, und Ihr Unternehmen so bestmöglich durch die Krise zu steuern.
Spätestens in Krisenzeiten wie diesen wird vielen Unternehmen schmerzlich bewusst, dass der Prozess der Digitalisierung des eigenen Unternehmens vernachlässigt wurde. Doch aus Fehlern kann man lernen. Mit diesem Artikel möchte ich Ihnen ein paar Anregungen geben, wie man das Büro in die Wohnungen der Mitarbeiter auf sinnvolle Weise verlegen kann, um weiterhin maximal handlungsfähig zu bleiben.
Eines allerdings vorweg: Den tropfenden Wasserhahn oder den defekten Elektroherd wird immer noch ein Mitarbeiter beim Kunden vor Ort reparieren müssen. Die Digitalisierung kann und wird natürlich niemals alle notwendigen Abläufe Ihrer Dienstleistungen umfassen können.
Aber selbst dann, wenn man direkt beim Kunden keine Umsätze mehr generieren kann, können die Mitarbeiter im virtuellen Büro dennoch wertvolle Arbeit verrichten. So können etwa offene Rechnungen abgearbeitet werden, noch ausstehende Angebote erstellt, oder Bestellungen erledigt werden. So bleibt Ihr Unternehmen weiter in Bewegung.
Hier finden Sie 4 Top-Empfehlungen von Ihrem Experten für Digitalisierung:
Vorweg: Diese Vorschläge erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und sollten als Anregung verstanden werden. Denn wie es in der digitalen Welt nun mal ist, gibt es immer mehrere gute und valide Lösungsansätze. Aus diesem Grund biete ich Ihnen gerne meine Expertise an, um die idealen individuellen Möglichkeiten zu erarbeiten, mit welchen Sie Ihr Unternehmen fit in die digitale Zukunft führen können. Fragen Sie jetzt unverbindlich an!
Nun
aber zurück zu Ihrem Rezept für das virtuelle Büro:
1. Mobile Endgeräte wie Laptops für alle Mitarbeiter auch im Büro
Für kleine und mittlere Unternehmen ist die Entscheidung, ob man auf fest installierte Desktop-Systeme setzt, oder die Mitarbeiter besser mit Laptops ausstattet, meist eine Frage des Budgets. Der Gedanke ist häufig auch, dass ein Desktop-PC immerhin von mehreren Mitarbeitern genutzt werden kann, und dass PC-Arbeit ohnehin ausschließlich im Büro stattfindet.
Die Probleme, die durch eine solche Lösung jedoch dann aufkommen, wenn doch einmal Heimarbeit notwendig wird, rechtfertigen diese Entscheidung nicht. Denn mit jeweils eigenen Laptops ausgestattet, kann jeder Mitarbeiter sämtliche für die Arbeit benötigten Daten und Programme ganz einfach nach Hause mitnehmen. Die Umstellung von Büroarbeit auf Heimarbeit kann dadurch rasch und meist ohne Probleme vonstattengehen, sodass die Geschäfte nicht ins Stocken geraten.
Alternative zusätzlicher Laptop
Manche Unternehmen setzen wiederum auf einen extra Laptop für mobile Arbeiten. Allerdings kann dann, wenn man zwei Geräte nutzt, sehr leicht ein sogenannter Medienbruch stattfinden. Dies bedeutet, dass bestimmte Daten nicht auf beiden Rechnern verfügbar sind, was zu erheblichen Problemen führen kann. Stellen Sie sich nur die ärgerliche Situation vor, dass Sie an einem Dokument am Desktop-PC im Büro mehrere Tage lang arbeiten, nur um dann auf dem Extra-Laptop daheim schließlich eine völlig veraltete Version dieses Dokuments vorzufinden.
Selbst wenn auf Onlinespeicher gesetzt wird, können bestimmte lokale Einstellungen, die man vom primären Rechner gewohnt ist, dann am zusätzlichen Gerät fehlen. Dies kann die Arbeitsabläufe mitunter gehörig durcheinanderwirbeln.
Sollte man diese Lösung dennoch bevorzugen, muss man also unbedingt Strategien finden, um die Geräte regelmäßig zu synchronisieren. Diesbezüglich stehe ich für Beratungen gerne zur Verfügung.
Variante des virtuellen Desktops
Eine weitere smarte Lösung ist jene des virtuellen Desktops. Hierbei kann sich der Mitarbeiter von einem beliebigen Rechner aus in die Unternehmens-Cloud einloggen. Man kann einen solchen virtuellen Desktop so einrichten, dass der Mitarbeiter immer die exakt selbe Benutzeroberfläche vorfindet – egal ob er sich vom Büro aus einloggt, oder von einem beliebigen Rechner aus. Hierbei handelt es sich zwar um eine relativ aufwändige Lösung. Diese kann sich aber auszahlen, wenn die Mitarbeiter Ihres Unternehmens maximale Flexibilität benötigen.
Es gibt natürlich auch Lösungen mit virtuellen Desktops, bei denen der Mitarbeiter sogar seinen eigenen Rechner zu Hause benutzen kann und seinen Rechner in der Cloud startet. Diese Lösungen sind aber in der Realisierung aufwendiger und kostenintensiver. Sie bieten aber mehr Flexibilität.
2. Über Ihre Firmennummer erreichbar sein – ganz egal, wo Sie sind
Vielen Menschen ist noch nicht bewusst, dass die Telekommunikation in den vergangenen Jahren deutlich weiterentwickelt hat. Während früher sämtliche Telefonate über eine lokale Telefonanlage verwaltet wurden, hat man diesbezüglich heute deutlich mehr Flexibilität. Zumindest dann, wenn man die entsprechenden technischen Voraussetzungen dafür geschaffen hat. So ist es etwa durch die Einführung von All-IP und Voice Over IP möglich, eine einzige Festnetznummer dafür zu nutzen, um all Ihre Mitarbeiter von überall aus in der Welt erreichbar zu machen.
Selbst klassische Telefongeräte werden hierfür längst nicht mehr benötigt. Vielmehr laufen solche Systeme über einfache Applikationen, sodass lediglich ein Headset am jeweiligen Rechner angeschlossen werden muss – oder man nutzt diese über das Smartphone.
Das Resultat: Telefonate können mit einem solchen System ortsunabhängig geführt werden, sodass der Kunde gar nicht erst bemerkt, dass sich der Mitarbeiter nicht tatsächlich im Office befindet.
Selbst die Weiterleitung von Anrufen an Kollegen oder den Chef ist mittels solcher Applikationen sehr einfach möglich. Letztlich kann man auf diese Weise Arbeiten, als würde man im Büro sitzen, ohne dass man sich an neue Abläufe gewöhnen muss. Auch tägliche Besprechungen per Telefonkonferenz können auf diese Weise sehr einfach durchgeführt werden. Ähnliches gilt für Videokonferenzen, falls geeignete Kameras an den Geräten verfügbar sind.
Und selbst dann, wenn in Ihrem Unternehmen nach wie vor Faxe zum Einsatz kommen, gibt es eine moderne Lösung: Eine Fax-to-Email- und Email-To-Fax-Lösung bietet sich für solche Anforderungen an.
3. Das Papierarme Büro
Ein völlig papierloses Büro ist gewissermaßen die Königsklasse der Digitalisierung. Allerdings ist die Umsetzung davon für die meisten Unternehmen schlichtweg nicht möglich. Das Papieraufkommen sollte dennoch so weit wie möglich reduziert werden. Denn dadurch ergeben sich gleich eine ganze Reihe von offensichtlichen und weniger offensichtlichen Vorteilen:
Das Post-It Dilemma
Das Post-it ist der Tod des virtuellen Büros. Es klebt am Büromonitor und enthält wichtige Informationen.
Es mögen Preise sein, Passwörter oder andere wichtige Daten, die man alltäglich benötigt. Oder haben Sie etwa die wichtigsten Artikelnummern ausgedruckt, und mit einem Reißnagel an der Bürowand angebracht? Oder befinden sich die wichtigsten Telefonnummern auf einem Zettel, den Sie unter die Klarsichtfolie Ihres Schreibtisches geschoben haben?
All diese Varianten des “Post-its” sind weit verbreitet – und sie verursachen regelmäßig erhebliche Probleme, sobald man das Büro auf Heimarbeit umstellt.
Drei einfache Lösungen für das Post-it Dilemma:
Kurznotizen in Windows 10. Wenn Sie einen digitalen Notizzettel nutzen, wie in Windows angeboten, dann können Sie diese wichtigen Informationen niemals irgendwo vergessen. Denn es handelt sich um Virtuelle Post-its, die sie überall dorthin mitnehmen, wo Sie Ihren Laptop nutzen. Geben Sie in der Windows-Suchzeile einfach “Kurznotizen” ein, um diese Funktion zu nutzen.
Kreativer Bildschirmhintergrund Als Bildschirmhintergrund wird meist ein ansprechendes Bild aus der Natur verwendet oder etwa ein Familienbild, oder jenes des Haustieres. Haben Sie aber schon einmal darüber nachgedacht, Ihre wichtigsten Daten als Screenshot zu hinterlegen? Wenn Sie in dieser Hinsicht kreativ sind, kann Ihr Bildschirmhintergrund mit Leichtigkeit sämtliche Post-Its ersetzen!
Desktop-Verknüpfungen Wenn Sie eine Liste immer wieder nutzen, dann verwenden Sie kein Post-it, welches leicht verloren gehen kann, oder am falschen Arbeitsplatz vergessen wird. Erstellen Sie besser eine Excel-Liste und verknüpfen Sie diese auf dem Desktop.
Setzen Sie auf solche digitalen Varianten von Notizen. Wenn diese dann auch noch auf zentralen Laufwerken elektronisch gespeichert werden, wie etwa im Intranet, in Verwaltungsprogrammen oder Dokumentationsarchiven, dann kann man bei Bedarf selbst, oder falls notwendig auch ein anderer Mitarbeiter problemlos und rasch darauf zugreifen.
Auch für Außenmitarbeiter gilt ähnliches. Wenn deren erfasste Informationen dringend auch im Office bearbeitet werden müssen, dann kann über ein Speichern etwa in der Cloud umgehend nach der Eingabe jeder darauf zugreifen. Ein Beispiel hierfür wäre etwa die Erfassung von Arbeitsstunden, oder eines Außendienst-Protokolls. Dies kann etwa mittels Smartphone oder eines Tablets geschehen. Vorbei sind die Zeiten, in welchen man darauf warten musste, bis der Mitarbeiter den Weg ins Büro zurückgefunden hat!
4. Email und Versanddienstleister ersetzen Drucker und Postweg
Rechnungen und Angebote werden in der Mehrheit aller Unternehmen nach wie vor ausgedruckt und per Post versendet.
Dabei besitzt heutzutage nahezu jeder Kunde eine Email-Adresse. Und er ist auch längst gewohnt, Rechnungen für Onlinekäufe rein per Email in Empfang zu nehmen. Warum also sollte der Kunde Rechnungen und Angebote per E-Mail ausgerechnet von Ihnen nicht akzeptieren? Ähnliches gilt für Unternehmen. Auch die Buchhaltung von Unternehmen ist es längst gewohnt, Rechnungen in rein digitaler Form zu akzeptieren. Somit spricht nichts dagegen, dass auch Sie die Nutzung ihres Druckers deutlich herunterfahren, und auf den langwierigen Postweg verzichten.
Und selbst dann, wenn Sie, auch welchen Gründen auch immer, nicht auf die Rechnungszustellung per Post verzichten wollen, gibt es eine vorteilhafte digitalisierte Lösung:
Nutzen Sie einen Versanddienstleister. Von diesen gibt es längst eine große Anzahl, sodass sie die für Sie günstigsten wählen können. Diese erledigen auf Wunsch sämtlichen Rechnungsverkehr für Sie. Und das zu einem Preis, der sich lohnt. Denn Sie sparen nicht nur den oft mühsamen Postweg und all die Minuten, die Sie dort in der Reihe stehen, sondern nicht zuletzt auch den Ausdruck der Rechnungen. Unterm Strich lohnt sich das definitiv.
Denn das Einzige, was Sie dann noch tun müssen, ist die Rechnung, das Angebot oder das Geschäftsschreiben als PDF-Dokument per Email oder anderer definierter Schnittstelle an den Versanddienstleister zu senden. Dieser kümmert sich um den Rest. Es ist mittlerweile auch eine gewohnte Praxis, sich den Versand von gedruckten Unterlagen zusätzlich vergüten zu lassen. So sind die Kosten für den Versanddienstleister vollständig abgedeckt – selbst wenn Sie weiterhin Ihr individuelles Briefpapier nutzen möchten. Denn der Dienstleister stellt für Sie sicher, dass alle Drucke exakt so aussehen, als wären sie auf Ihrem Drucker und mit Ihrem Geschäftspapier gedruckt worden, solange nur Ihr Geschäftspapier elektronisch vorliegt.
Zusammenfassung:
Diese Maßnahmen sind aber nicht nur im Ernstfall einer Pandemie nützlich, sondern auch dann, wenn im normalen Leben einmal besondere Lösungen gefunden werden müssen. Ein Beispiel hierfür kann etwa die Erkrankung eines Mitarbeiter-Kindes sein, oder falls bei einem Mitarbeiter pflegebedürftige Angehörige betreut werden müssen. Auch um einen Anreiz für neue potenzielle Mitarbeiter zu schaffen, kann eine solche Umstellung überaus wertvoll sein. Denn immer mehr Menschen schätzen es, wenn die Heimarbeit zumindest als Option angeboten wird.
Mein Angebot an Sie: Individuelle Digitalisierung mit hoher Expertise
Lassen Sie uns gemeinsam Ihr Unternehmen begutachten und die für Sie richtigen Maßnahmen ausarbeiten. Ich berate Sie gerne – und stehe von der ersten Idee bis zur konkreten maßgeschneiderten Umsetzung zur Verfügung. Die Vorteile einer geführten Einführung durch einen Experten für Digitalisierung von Unternehmen sind offensichtlich:
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kümmern müssen, sondern sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren
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